マーケティング、営業、カスタマーサポートの全ての業務をつなげる機能を備えた統合型プラットフォームのHubSpotでは、SFA（営業支援管理）の機能として顧客管理や案件管理などを行うことが可能です。
この記事では、そのようなSFA機能をサポートするツールとして提供されている便利なセールステンプレートやドキュメント、プレイブックなどの機能について解説します。
ここで紹介するツールを使いこなすことでより効率的に営業の業務管理を行うことが期待できます。
この記事では、以下の5つの便利なツールについて解説します。
テンプレート、ドキュメント、スニペットの3つはHubSpotのすべての製品とプランで利用することができます。無料プランでももちろん利用可能です。
プレイブックとコーチングプレイリストについてはSales HubまたはService HubのProfessionalプラン以上が必要となります。
HubSpotの「テンプレート」機能を利用すれば、営業メールなど繰り返し利用するメール内容を保存して再利用することができます。
テンプレート機能では、受信者の名前や会社名などのパーソナライズトークンを利用することができるためメールを送信する度に名前の変更などをする必要がなく、業務の効率化につながります。
テンプレートはHubSpotのナビゲーションメニューにある「ライブラリー」から「テンプレート」を選択して利用します。
無料プランの場合、5件のテンプレート作成が可能です。
作成したテンプレートはCRM上のコンタクトとのEメールで利用することが可能です。
HubSpotではコンタクトと呼ばれる顧客情報の管理画面から直接Eメールを送信することができ、送信画面であらかじめ作成したテンプレートを選択することによってワンクリックでEメールの送信が可能となります。
Eメール送信のサンプル画面
Eメールを送信するためには個人用のEメールをHubSpotに接続する必要があります。
HubSpotの「ドキュメント」は、PDFなどの紹介資料を共有ライブラリーにまとめて、そのリンクを顧客に送信でき、さらに閲覧状況などもトラッキングできる機能です。
ドキュメントはHubSpotのナビゲーションメニューにある「ライブラリー」から「ドキュメント」を選択して利用できます。
ドキュメントのページで、共有したいドキュメントの「アクション」から「リンクを作成」をクリックしてドキュメントへアクセスできるリンクを作成することができます。
リンクを作成することで顧客にメールやチャットツールなどを通じて簡単にドキュメントを共有することができます。
また、このリンクを作成して共有することによって、リードや顧客が本ドキュメントにいつ何回アクセスしたかを確認することもできます。
HubSpot 営業資料（ドキュメント）の管理とトラッキングが可能なツール
さらに閲覧の詳細については、閲覧したページやページの滞在時間まで細かく確認することができるため、資料を送付したリードや顧客がどのようなページに興味関心を持っているかを把握したコミュニケーションの改善に繋げることができます。
「プレイブック」とは、営業活動の標準化を図るためのツールで営業プロセスにおけるノウハウや成功事例をまとめて共有することができる機能です。
リードへのヒアリング項目をまとめたシートや、新人への教育マニュアルなどさまざまなナレッジをまとめておくことができ、営業活動の属人化を防ぐ効果や新入社員の育成期間の短縮などが期待できます。
プレイブックはHubSpotのナビゲーションメニューにある「ライブラリー」から「プレイブック」を選択して利用できます。
作成したプレイブックはコンタクトの画面から確認することが可能です。リードへの推奨ヒアリング事項など、顧客情報を見ながらプレイブックを確認することができます。
「スニペット」とは英語で「切れ端」や「断片」といった意味です。IT用語として、プログラミングにおいて切り貼りして再利用できるコードの部分を指す言葉として使われます。よく使うコードをスニペットとして登録しておくことで何度も同じコードを書く必要がなくなります。
HubSpotのスニペット機能も同様で、よく利用するテキスト文章などをスニペットとして事前に登録して、さまざまな場所で再利用することが可能です。
スニペット機能はHubSpotのナビゲーションメニューにある「ライブラリー」から「スニペット」を選択して利用できます。
スニペットはコンタクトや会社、取引などでのメモやEメール、タスク、コールなどのアクティビティで利用可能です。
例えば、取引画面でメモを残しておきたい場合に「スニペットを挿入」を選択すると登録したスニペットを参照することができます。
また、スニペット登録時にショートカットを登録することもでき、これによってテキストエディターからスニペットを呼び出すことが可能となります。
「コーチングプレイリスト」とは顧客との通話を録音した記録の一部をコーチングプレイリストに登録し営業トレーニングに利用することができる機能です。
コーチングプレイリストの作成は、HubSpotのナビゲーションメニューにある「ライブラリー」から「コーチングプレイリスト」を選択して画面右上の「プレイリストを作成」を選択します。
詳しい作成方法はHubSpotの公式ナレッジをご確認ください
HubSpotのSFA機能をより効率よく利用することができる5つのツールについて解説しました。ここで紹介したツールを利用して営業活動の効率化にお役立てください。
HubSpotの導入に関心がある方は、ぜひアクセサイトへご相談ください。